Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Flowmatic is een product van Sitio IT, gevestigd aan Paktuinen 2a, 1601 GD Enkhuizen, KvK 37134151. Sitio IT is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via het Flowmatic-platform worden verwerkt. Voor vragen over dit privacybeleid kun je contact opnemen via info@flowmatic.nl.

2. Welke gegevens verzamelen we?

Accountgegevens

Bij registratie vragen we alleen de gegevens die nodig zijn om een account aan te maken:

• Voornaam en achternaam
• E-mailadres
• Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)

Profielgegevens

Na registratie kan de gebruiker aanvullende gegevens invoeren:

• Bedrijfsnaam
• Profielafbeelding

Administratiegegevens

Per administratie verwerkt Flowmatic gegevens uit het gekoppelde boekhoudpakket, uitsluitend na expliciete toestemming van de ondernemer. Dit omvat:

• Contactgegevens van klanten en leveranciers
• Inkoop- en verkoopfacturen
• Banktransacties en grootboekrekeningen
• Instellingen per administratie (zoals deadlines en remindervoorkeur)

Gevoelige gegevens zoals IBAN-nummers en belastingnummers worden versleuteld opgeslagen.

Gebruiksgegevens

• Inlogmomenten en datum van laatste activiteit
• Technische logbestanden (bewaard gedurende 1 maand)

Analytische gegevens (website)

• Geanonimiseerde bezoekersstatistieken via Google Analytics, uitsluitend na toestemming via de cookiebanner

3. Waarom verwerken we jouw gegevens?

• Uitvoering van de overeenkomst: om het platform beschikbaar te stellen en te beheren
• Communicatie: voor het versturen van reminders, notificaties en supportberichten via e-mail
• Facturatie: voor het verwerken van betalingen en het versturen van facturen
• Beveiliging: voor het bijhouden van inlogactiviteit en het detecteren van ongebruikelijke toegang
• Verbetering van het platform: op basis van geanonimiseerde gebruiksdata
• Wettelijke verplichtingen: zoals de fiscale bewaarplicht voor facturen

4. Koppeling met boekhoudpakketten

Flowmatic kan gegevens ophalen uit boekhoudpakketten zoals Moneybird. Dit gebeurt uitsluitend nadat de ondernemer hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven. De boekhouder kan deze toestemming niet namens de ondernemer verlenen.

De ondernemer behoudt te allen tijde de controle over zijn eigen data en kan de koppeling intrekken via de instellingen in het platform.

5. Delen met derden

Flowmatic deelt jouw gegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. We maken gebruik van de volgende partijen:

• Amazon Web Services (AWS, Ierland): opslag van alle gebruikers- en administratiedata, binnen de EU
• Boekhoudpakketten (o.a. Moneybird): ophalen van boekhoudgegevens na toestemming van de ondernemer
• Google Analytics: geanonimiseerde websitestatistieken, uitsluitend na toestemming

Met alle partijen die persoonsgegevens verwerken zijn de benodigde afspraken gemaakt conform de AVG.

6. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: worden verwijderd 30 dagen na beëindiging van het abonnement
• Administratiegegevens en boekhoudkoppelingen: worden verwijderd 30 dagen na beëindiging van het abonnement
• Facturen (door Flowmatic verstuurd): 7 jaar conform de wettelijke fiscale bewaarplicht
• Technische logbestanden: 1 maand (beheerd door AWS)
• Analytische gegevens (Google Analytics): 2 jaar

7. Beveiliging

Flowmatic neemt de volgende maatregelen om jouw gegevens te beschermen:

• Alle verbindingen met Flowmatic zijn beveiligd en versleuteld
• Gevoelige gegevens zoals IBAN-nummers en belastingnummers worden versleuteld opgeslagen
• Wachtwoorden worden gehashed opgeslagen en zijn nooit leesbaar
• Infrastructuur gehost op AWS in Ierland, binnen de EU

8. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage: je kunt opvragen welke gegevens we van je verwerken
• Rectificatie: je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering: je kunt vragen om verwijdering van jouw gegevens
• Beperking: je kunt de verwerking laten beperken
• Overdraagbaarheid: je kunt jouw gegevens opvragen in een exporteerbaar formaat
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen

Verzoeken kun je indienen via info@flowmatic.nl. We reageren binnen 30 dagen.

9. Cookies

Voor meer informatie over het gebruik van cookies verwijzen we naar ons cookiebeleid.

10. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van jouw gegevens? Neem dan eerst contact op via info@flowmatic.nl of plan een afspraak op ons kantoor via Afspraak inplannen. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl maar liever horen we het eerst zelf natuurlijk.

11. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden aangepast. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je per e-mail. De meest actuele versie is altijd te vinden op deze pagina.