Verwerkersovereenkomst

1. Partijen

Verwerker: Sitio IT, handelend onder de naam Flowmatic, KvK 37134151, gevestigd aan Paktuinen 2a, 1601 GD Enkhuizen, hierna te noemen "Flowmatic".

Verwerkingsverantwoordelijke: de boekhouder of accountant die een abonnement heeft afgesloten op Flowmatic en in dat kader persoonsgegevens van zijn klanten verwerkt via het platform, hierna te noemen "Boekhouder".

2. Doel en grondslag

Flowmatic verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de dienstverlening zoals beschreven in de algemene voorwaarden: het faciliteren van het aanleverprocces van facturen en financiële documenten tussen boekhouder en ondernemer.

De Boekhouder is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Flowmatic treedt op als verwerker en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van de gedocumenteerde instructies van de Boekhouder.

3. Welke gegevens worden verwerkt?

Flowmatic verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens van de klanten van de Boekhouder:

• Naam en contactgegevens van ondernemers (e-mailadres, telefoonnummer)
• Bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer)
• Financiële documenten (facturen, bankafschriften, bonnen)
• Gegevens uit gekoppelde externe systemen, uitsluitend na expliciete activering door de ondernemer
• Inloggegevens van de ondernemer op het Flowmatic-platform

4. Verplichtingen van Flowmatic

Flowmatic verplicht zich tot het volgende:

• Persoonsgegevens uitsluitend verwerken op basis van gedocumenteerde instructies van de Boekhouder
• Vertrouwelijkheid waarborgen van alle verwerkte persoonsgegevens
• Passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan derden zonder toestemming, tenzij wettelijk verplicht
• De Boekhouder ondersteunen bij het nakomen van zijn AVG-verplichtingen
• Na beëindiging van de overeenkomst alle persoonsgegevens verwijderen of teruggeven

5. Subverwerkers

Flowmatic maakt gebruik van de volgende categorieën subverwerkers:

Vaste subverwerker

• Amazon Web Services (AWS, Ierland): opslag van alle gebruikersdata en verwerking via onze backend. Data wordt opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte.

Optionele subverwerkers

Daarnaast kan Flowmatic koppelingen maken met externe systemen, zoals boekhoudpakketten (Moneybird en anderen) en externe platforms (Bol.com, PostNL en anderen). Deze subverwerkers zijn uitsluitend actief nadat de boekhouder of ondernemer de betreffende koppeling expliciet heeft geactiveerd. Door een koppeling te activeren geeft de boekhouder of ondernemer toestemming voor de verwerking door die subverwerker.

Flowmatic sluit met alle subverwerkers een verwerkersovereenkomst die minimaal gelijkwaardig is aan deze VOW.

6. Beveiliging

Flowmatic neemt de volgende maatregelen om jouw gegevens te beschermen:

• Alle verbindingen met Flowmatic zijn beveiligd en versleuteld
• Gevoelige gegevens zoals IBAN-nummers en belastingnummers worden versleuteld opgeslagen
• Wachtwoorden worden gehashed opgeslagen en zijn nooit leesbaar
• Infrastructuur gehost op AWS in Ierland, binnen de EU

7. Datalekken

Bij een datalek dat mogelijk gevolgen heeft voor de persoonsgegevens die Flowmatic voor de Boekhouder verwerkt, informeert Flowmatic de Boekhouder zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking. De melding bevat minimaal:

• De aard van het datalek
• De categorieën en het geschatte aantal betrokkenen
• De waarschijnlijke gevolgen van het datalek
• De maatregelen die Flowmatic neemt of heeft genomen

De Boekhouder is zelf verantwoordelijk voor het melden van het datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

8. Rechten van betrokkenen

Wanneer een ondernemer een verzoek indient tot inzage, rectificatie, verwijdering of overdraagbaarheid van zijn gegevens, zal Flowmatic de Boekhouder hierover informeren en ondersteuning bieden bij de afhandeling. De Boekhouder blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de afhandeling van dergelijke verzoeken.

9. Geheimhouding

Flowmatic verplicht alle medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens van de Boekhouder tot geheimhouding. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de arbeidsrelatie.

10. Duur en beëindiging

Deze verwerkersovereenkomst is van kracht zolang Flowmatic persoonsgegevens verwerkt voor de Boekhouder. Bij beëindiging van het abonnement verwijdert Flowmatic alle persoonsgegevens binnen 30 dagen, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen. Op verzoek kan Flowmatic vooraf een exportbestand aanleveren.

11. Toepasselijk recht

Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Holland.

12. Contact

Voor vragen over deze verwerkersovereenkomst of de verwerking van persoonsgegevens: info@flowmatic.nl.